Værktøjskasse til skriftlig kommunikation

Her finder du en oversigt over gode værktøjer, som du kan bruge i din skriftlige kommunikation med studerende.

Er du studenterstudievejleder kender du værktøjerne fra dit grundkursus. Generelt kan du bruge mange af de samme metoder og værktøjer, som du bruger i den personlige vejledning.

Forskellige typer af spørgsmål

På studenterstudievejledernes grundkursus introduceres spørgepladen, som ses på billedet herunder

Spørgeplade

Spørgepladen sætter fokus på fire forskellige typer af spørgsmål, man kan stille den studerende: Afdækkende, udvidende, afprøvende og konkluderende. Vær bevidst om, hvilke typer af spørgsmål du bruger. Nogle gange har du brug for at få nogle konkrete svar på den studerendes situation for at kunne svare. Andre gang kan udvidende og afprøvende spørgsmål bruges aktivt som en del af svaret.

Eksempel: Afdækkende spørgsmål: "For at kunne svare på dine spørgsmål, er jeg nødt til at vide lidt mere om din situation. Hvad semester læser du på? Hvilke kurser følger du dette semester?"

Afprøvende spørgsmål: "Du skriver, at du er meget i tvivl om, hvilke kurser du skal tage som valgfag. Har du overvejet, hvad du gerne vil arbejde med, når du er færdig på studiet? Hvilket job vil du gerne have om fem år? Er der nogle bestemte kurser, der vil være gode for dig at have haft, hvis du skal sidde i netop den stilling?"

 

Hjælp til selvhjælp

Det er vigtigt, du fokuserer på, at den studerende bliver klædt på til at forstå sin egen situation. Giv derfor ikke blot den studerende konkrete svar på spørgsmål, men sørg for at forklare svaret. Forklar reglerne og brug altid links til KUnet. Du kan læse mere om KU's online platforme i modul 1. På den måde kan den studerende selv orientere sig og skabe overblik over sin situation. Det hjælper den studerende til bedre at forstå sine muligheder og evt. at kunne stille uddybende spørgsmål.

Eksempel: "Som udgangspunkt kan du ikke vælge et nyt kursus nu, hvor du allerede følger det andet, da man er bundet af sine kursustilmeldinger. Du har dog mulighed for at søge om dispensation for bindingen altså om at få lov til at udskifte dit nuværende kursus med et nyt. Det kræver dog oftest gode, faglige argumenter. Du kan læse mere om dine dispensationsmuligheder på KUnet."

 

Metakommunikation

Metakommunikation er kommunikation om kommunikationen. Det betyder, at man kommunikerer om, hvorfor man besvarer henvendelsen, som man gør. Metakommunikation er afgørende for gode, skriftlige mailbesvarelser, og du bør derfor altid benytte dig af det. Metakommunikation hjælper nemlig med til at forklare modtageren, hvordan de skal forstå din mailbesvarelse. Metakommunikation kan bruges til at forklare strukturen på din besvarelse eller til tydeligt at gøre eventuelle antagelser, du har gjort dig i dit svar.

Eksempel: Metakommunikation til at skabe struktur: "Din mail indeholder lidt forskellige spørgsmål. Jeg svarer derfor først på det, der handler om eksamenstilmelding og bagefter på det, der handler om at være meget nervøs for eksamen."

Metakommunikation til at tydeliggøre antagelser: "Jeg går ud fra, at du allerede er i gang med at skrive dit speciale. I så fald bør du tale med din vejleder om litteraturomfanget og brugen af teori. Hvis du ikke er gået i gang endnu kan du overveje at bruge biblioteket til at hjælpe dig i gang med din litteratursøgning."

Metakommunikation til at undgå misforståelser: "I din mail skriver du, at du gerne vil søge om merit. Der er dog forskel på merit og dispensation, og som jeg forstår din mail er det i virkeligheden en dispensation, det vil give mening for dig at søge. I min mail skriver jeg derfor dispensation."

 

Spejling

Spejling er at bruge den studerendes egne beskrivelser og ord. Spejling er godt at bruge til at vise, at du anerkender den studerendes situation og til at skabe en oplevelse om at være i øjenhøjde med den studerende. Du skal naturligvis kun bruge spejling, hvis det ikke skaber misforståelser eller fejl i din besvarelse.

Eksempel: Hvis den studerende skriver "[...] jeg føler mig presset, og synes det hele ser ret sort ud" kan man svare med "Jeg er ked af at høre, at du er presset. Lad os sammen se, om vi ikke kan finde en måde at få det hele til at se lidt mindre sort ud"

 

Metaforer

Metaforer – eller sproglige billeder – kan være gode at bruge til at sætte ord på noget, der kan være svært at tale/skrive om. Du kan selv bruge metaforer i dine besvarelser, eller du kan overveje at udnytte de metaforer, den studerende selv har brugt i sin mail. Pas dog på med at bruge metaforer, der kan blive misforstået.

Eksempel: Hvis den studerende selv skriver, "jeg føler ikke, jeg er havnet på den rette hylde med dette studie", kan man skrive: "Har du gjort dig nogle tanker, om hvad du tror den rette hylde er for dig? Og hvordan du kommer op på den?"

 

Lister

For at skabe et overskueligt og letlæseligt svar, kan det være en god idé at lave punktopstillede lister, der hvor det giver mening. Det kan du bruge, hvis du skal skitsere trinene i en proces eller til at liste en række kurser.

Eksempel: "Inden du kan tage på sommerskole, skal du derfor:

  • Finde en institution, der udbyder relevante kurser
  • Finde kursusbeskrivelse og læringsmål for kurser, du gerne vil følge
  • Finde ud af ansøgningsprocessen for at komme ind på sommerskolen
  • Søge om forhåndsgodkendelse til kurset. Du kan læse mere om forhåndsgodkendelse på KUnet"

 

Empati

Empati er normalt et personlighedstræk, men du kan bruge det som et værktøj til at skabe en imødekommende og anerkendende relation til den studerende. Vær nysgerrig på den studerendes situation og husk, at den studerende aldrig spørger for at være irriterende. Brug det til at forstå, hvilke informationer den studerende har brug for. Empati kan altså hjælpe dig til at give gode, professionelle svar til den studerende.

Eksempel: Hvis du besvarer en henvendelse fra en helt ny førsteårsstuderende, kan du bruge empati til at huske, at personen måske ikke kender universitetsverdenen så godt. Det kan derfor være, du skal bruge ekstra plads på at forklare nogle begreber eller måder, tingene gøres på universitetet.

 

Koncentration og tilstedeværelse

Ligesom du skal være til stede i det personlige møde med en studerende, kræver gode mailbesvarelser også koncentration. Sørg for at du er mentalt og fysisk oplagt, når du besvarer skriftlige henvendelser fra studerende.

 

Brug små øvelser

Ligesom man kan lave små øvelser med den studerende i den personlige vejledning, kan man også foreslå den studerende at lave øvelserne i din mailbesvarelse. Hvis den studerende står over for at træffe et valg, kan du forslå at lave en plus-minus-liste. Eller forslå en studerende, der ikke ved hvad han eller hun skal skrive speciale om, at lave et mindmap og en brainstorm.

Nogle gange kan det være relevant at invitere den studerende til at komme til en personlig samtale, hvor I kan lave øvelserne sammen.

Eksempel: "Det lyder til at du har meget om ørene med både kurser, studiejob og fodbold. Jeg synes, du skal prøve at lave et ugeskema, hvor du skriver alle dine aktiviteter ind. Husk forberedelse til undervisning, tid til dig selv og socialt liv med dine venner. Det kan nogle gange hjælpe at lave et overblik for på den måde at se, om du måske faktisk har alt for mange ting på programmet for tiden."